Logistica di un evento: come gestirla al meglio?

Nei prossimi paragrafi vi spiegheremo il significato della gestione della logistica, quali sono le fasi che la compongono e perché affidarsi a esperti del settore è una scelta da prendere in seria considerazione.

Che cos'è la logistica di un evento?

La logistica comprende gran parte degli aspetti organizzativi di un evento. Non riguarda solamente il carico e lo spostamento di materiali, come qualcuno potrebbe pensare, ma abbraccia una gran varietà di servizi e attività che concorrono alla riuscita dell'evento stesso.

Quando si parla di logistica ci si riferisce, ad esempio, all'accoglienza di persone e ospiti che prenderanno parte all'evento e del loro trasferimento; al coordinamento dei fornitori; all'organizzazione degli allestimenti e alla gestione del magazzino e stoccaggio temporaneo di tutto il materiale necessario all'evento.

L'elenco appena fatto, come si può facilmente immaginare, è ovviamente una versione "abbreviata" di tutte le attività che gravitano attorno alla logistica dell'evento. Una lista dettagliata e senza lacune, infatti, sarebbe molto più lunga.

Come si gestisce la logistica di un evento?

La programmazione è alla base di tutto. La gestione della logistica di un evento passa da un'attenta analisi e pianificazione di tutte le possibili esigenze che potrebbero sorgere non solo durante l'evento stesso, ma anche nelle settimane e giorni precedenti e nei giorni successivi al suo svolgimento. L'obiettivo, come accennato anche inizialmente, è di prevedere tutto ciò che potrebbe accadere così da non farsi cogliere mai impreparati.

Quali sono le fasi della logistica di un evento?

Per gestire al meglio la logistica di un evento è consigliabile suddividere l'intero processo in varie fasi e gestirle come fossero distinte l'una dall'altra (anche se intrinsecamente collegate tra loro). Un approccio olistico, infatti, potrebbe portare con sé diverse complicazioni e allungare le tempistiche della macchina organizzativa.

Pianificazione dettagliata

Prima di tutto, è necessario realizzare una pianificazione dettagliata dell'intero evento.

• Analisi delle esigenze. Occorre avere un quadro chiaro sui materiali e le attrezzature necessarie allo svolgimento dell'evento. Solo così si sarà in grado di ordinare e immagazzinare tutto il necessario prima del tempo.
• Analisi della location. Studiate gli spazi a disposizione, gli ingressi, le vie d'uscita e quelle di fuga. In questo modo saprete sempre come muovervi nello spazio a disposizione, senza creare impicci oppure ostacoli che potrebbero mettere a rischio la sicurezza dei partecipanti.
• Elaborazione del cronoprogramma. La fase iniziale della programmazione si conclude con l'elaborazione di una tabella di marcia con date e tempistiche da rispettare.

Trasporto e spedizione merci

Una volta chiaro cosa è necessario per lo svolgimento dell'evento e quali sono le tempistiche da rispettare, si può passare alla seconda fase: l'organizzazione dei trasporti.

A seconda di dove si svolgerà l'evento e del tempo a disposizione, sarà necessario approntare un trasporto aereo o marittimo (in caso di lunghe distanze); su rotaia o su gomma (preferibili su distanze medie e brevi). Se ci si trova ad affrontare un trasporto internazionale sarà necessario predisporre anche la relativa documentazione doganale.

A seconda del mezzo di trasporto scelto si dovrà poi provvedere all'imballaggio in sicurezza di tutto il materiale

Carico e scarico merci

Una volta che il carico è giunto a destinazione, si potrà procedere con lo scarico dei materiali necessari alla buona riuscita dell'evento. Avvalendosi di personale specializzato e utilizzando un'attrezzatura adeguata - dai muletti alle gru, a seconda della grandezza dei colli - si disporrà il materiale negli spazi individuati in fase di pianificazione.

Allestimento e disallestimento stand

L'allestimento dello stand - o del palco - è a conti fatti la fase meno complessa dell'intero processo. Ovviamente non mancano insidie e non mancheranno dei momenti critici, ma con il materiale a disposizione e seguendo alla perfezione il progetto realizzato da architetti e designer, sarà quasi come montare un set di costruzioni.

Gestione del magazzino e stoccaggio temporaneo

Una gestione oculata del magazzino e dello stoccaggio temporaneo "in situ" è fondamentale per la buona riuscita dell'evento. Come detto più volte, si deve essere sempre pronti a reagire nel minimo tempo possibile a qualunque imprevisto possa presentarsi nel corso dell'evento. E solo avendo un magazzino ben rifornito sempre a disposizione questo sarà possibile.

Perché affidarsi a esperti per la logistica del tuo evento?

La gestione logistica di un evento non è un'attività in cui si può tentare di improvvisare. Come abbiamo appena visto, si tratta di un processo lungo e complesso che coinvolge potenzialmente decine di persone dislocate anche a centinaia o migliaia di chilometri l'uno dall'altro.

Per questo, affidarsi a dei professionisti del settore rappresenta una soluzione vincente sotto ogni possibile profilo. Aziende come noi di Eco Coop Multiservice vantano un'esperienza pluridecennale nell'allestimento di eventi e fiere e possono mettere a disposizione know-how, personale e materiale per ogni esigenza.

Che si debba partecipare a una fiera di settore o si voglia organizzare un evento di rilevanza nazionale o internazionale poco importa. Eco Coop Multiservice può accompagnarvi nell'intero processo di gestione della logistica di un evento, programmando alla perfezione ogni fase e mettendo a disposizione professionisti in tutte le varie attività coinvolte, dalla progettazione all'allestimento, passando per il carico e scarico delle merci.